Cara mengunci file PDF dengan PDF XChange Viewer

Dokumen penting sering dibagikan dengan format PDF (Portable Document Format), file – file PDF memang dikenal tidak bisa dirubah isinya sehingga merupakan format yang ideal untuk didistribusikan. Kalau data atau informasi yang terdapat dalam file PDF tersebut penting dan tidak ingin terjadi kebocoran anda bisa mengamankannya lebih lanjut dengan menguncinya baik dengan password, mencegah copy-paste, tidak bisa dicetak, tidak bisa di-edit dan sebagainya.

Sekarang bagaimana cara mengunci file PDF tersebut? Anda bisa memanfaatkan aplikasi bernama PDF XChange Viewer yang tersedia secara gratis. Software ini lebih sering digunakan untuk membaca file PDF saja dan tidak banyak yang tahu bahwa PDF XChange Viewer memiliki fitur mengamankan file PDF dari modifikasi, karena memang lokasi Document Security agak tersembunyi.

Cara mengakses Document Security di PDF XChange Viewer

Pertama buka dulu file PDF yang ingin dikunci, disini saya menggunakan dokumen Ubuntu 12.04 Server Guide.

Buka menu File dan cari dan klik Document Properties atau anda bisa langsung membukanya dengan menekan hotkey Ctrl+D.

Pada jendela Document Properties pindahkan ke tab Document Security, anda bisa melihat status keamanan yang ada pada dokumen PDF yang sedang dibuka. Disini bisa dilihat tidak ada pembatasan fitur pada file PDF yang bisa dibaca dari tulisan “Allowed”.

Cara memproteksi file PDF di PDF XChange Viewer

Kita sekarang sudah tahu bagaimana status keamanan dan pembatasan dari file PDF tersebut, sekarang bagaimana cara menguncinya? Mari kita lihat satu persatu apa saja fitur keamanan dan pembatasan yang bisa diterapkan pada file PDF ini.

Ubahlah Security Method dari No Security ke Password Security, jendela baru akan muncul untuk setting keamanan PDF. Encryption Method akan mengikuti versi PDF yang nanti bisa dipilih,

Kalau ada kemungkinan PDF tersebut dibuka oleh aplikasi pembaca PDF versi lama maka ubahlah Compatibility ke versi PDF yang sesuai, defaultnya adalah Acrobat 6 and later. Secara umum file PDF lama bisa dibaca pada PDF reader yang baru, tapi sebaliknya file PDF versi baru belum tentu bisa dibaca PDF reader lama. Metode enkripsi (Encryption Level) yang digunakan juga akan berbeda tergantung versi PDF yang anda gunakan, semakin baru maka akan semakin kuat dan tidak mudah dipecahkan.

Ada 6 versi PDF dan level enkripsi yang bisa digunakan:

• Acrobat 3 and later dengan tingkat enkripsi 40-bit RC4.
• Acrobat 5 and later dengan tingkat enkripsi 128-bit RC4.
• Acrobat 6 and later dengan tingkat enkripsi 128-bit RC4.
• Acrobat 7 and later dengan tingkat enkripsi 128-bit AES.
• Acrobat 9 and later dengan tingkat enkripsi 256-bit AES.
• Acrobat X and later dengan tingkat enkripsi 256-bit AES.

Silahkan pilih tingkat keamanan yang sesuai dengan kebutuhan anda.

Selanjutnya komponen dokumen mana saja yang ingin dilindungi pada bagian Select Document Components to Encrypt, defaultnya adalah All document contents. Jadi semua isi dokumen akan diproteksi sesuai dengan pilihan perlindungan yang anda pilih nantinya.

Pada bagian Passwords and Permissions beri centang pada Required a password to open the document, ini akan membuat setiap kali membuka file PDF akan diminta password. Isikan password yang ingin digunakan pada kotak yang disediakan.

Bila anda ingin setiap kali ada perubahan pada file PDF akan diminta password maka beri centang pada Required a password to change permissions for the document. Masukkan password kembali dan harus lain dengan password untuk membuka PDF.

Kalau anda tidak mengijinkan file PDF tersebut untuk dicetak maka pada Printing Allowed ubah ke Not Allowed. Sebenarnya ada 3 pilihan yang bisa digunakan:

• Not Allowed – Tidak diperbolehkan mencetak PDF. Ini merupakan nilai defaultnya.
• Low Resolution – Dokumen PDF akan dicetak dengan kualitas rendah.
• High Resolution – Dokumen PDF akan dicetak dengan resolusi tinggi.

Kemudian apakah ada memperbolehkan adanya modifikasi pada dokumen PDF tersebut. anda bisa mengaturnya pada Changing Allowed. Ada 5 opsi yang bisa anda pilih:

• Not Allowed – Tidak ada perubahan yang bisa dilakukan pada file PDF tersebut.
• Inserting, deleting, and rotating pages – Diijinkan untuk menambahkan, menghapus dan merotasi halaman – halaman dalam dokumen PDF.
• Filling in form fields and signing existing signature fields – Form yang ada bisa diisi dan bisa menandatangani dokumen PDF secara digital.
• Commenting, filling in form fields and signing existing signature fields – Sama seperti yang diatas tapi anda diperbolehkan untuk memberikan komentar pada file PDF.
• Any except extracting pages – Diperbolehkan memodifikasi semuanya kecuali mengekstrak halaman dalam file PDF.

Kalau anda tidak ingin teks, gambar dan konten lain yang tersedia bisa dicopy maka hilangkan centang pada Enable copying of text, images, and other contents.

Terakhir kalau tidak ingin teksnya bisa dibaca oleh program atau mesin pembaca tulisan, anda bisa menghilangkan centang pada Enable text access for screen reader devices for the visually impaired.

Klik OK untuk menerapkan semua fitur perlindungan yang anda tentukan.

Lainnya

Kalau anda mengaktifkan semua fitur perlindungan dan penguncian PDF menggunakan PDF XChange Viewer maka berikut pembatasan yang terdapat pada file PDF tersebut:

• Harus menggunakan password untuk membuka file PDF.
• Harus memasukkan password untuk meng-edit dokumen PDF.
• Tidak bisa mencetak file PDF.
• Tidak bisa menambahkan komentar.
• Tidak bisa mengisi formulir dalam PDF.
• Tidak diperboleh menandatangani dokumen PDF.
• Tidak bisa melakukan copy isi PDF.
• Tidak bisa mengambil halaman.

Kesimpulannya ini merupakan setting keamanan PDF untuk yang paranoid, tapi lebih baik berjaga – jaga daripada dokumen penting dan rahasia anda bocor bukan.