Email merupakan salah satu media komunikasi yang populer di internet, kita sudah mengenal beberapa nama besar penyedia layanan email gratis seperti: Gmail, Yahoo dan Outlook. Walaupun kita bisa menggunakan websitenya untuk melakukan pengecekan dan pengiriman email tapi kita sebenarnya bisa menggunakan software email client untuk membacanya offline di handphone atau komputer.
Nah… untuk bisa menghubungkan software email client anda maka akan dibutuhkan informasi mengenai POP3 (Post Office Protocol 3) atau IMAP (Internet Message Access Protocol), cukup salah satu saja. Tapi apa sebenanya kedua protokol email ini? Apakah ada perbedaannya?
POP3 (Post Office Protocol)
POP3 atau protokol kantor pos dalam bahasa Indonesianya adalah sistem pertukaran surat elektronik yang diciptakan pada tahun 1984 untuk versi pertamanya, sekarang yang kita gunakan adalah versi 3. Karena internet saat itu berbeda dengan sekarang, terutama dalam hal kecepatan akses internet maka POP3 berfungsi untuk menghemat bandwidth dan kapasitas mail box yang terbatas.
Hal ini dilakukan dengan sinkronisasi dengan email server yang berisi akun anda, dan akan membuat duplikat dari setiap email dan setelah itu akan dihapus setelah didownload. Karena itulah email anda akan terikat dengan program yang anda gunakan karena tidak ada lagi di servernya.
IMAP (Internet Message Access Protocol)
Sedangkan IMAP atau protokol pertukaran akses pesan internet dibuat pada tahun 1986 dan memiliki cara kerja yang sedikit berbeda tapi cocok dalam dunia internet modern sekarang ini. Aplikasi email client yang disetting dengan IMAP akan melakukan sinkronisasi dengan seluruh email yang tersedia dalam akun yang dihubungkan, dan setelah didownload untuk dibuat duplikat lokalnya maka surat elektronik akan tetap dibiarkan dalam email server. Jadi seluruh email anda tidak terikat dalam satu aplikasi saja dan bisa diakses dari semua tempat asalkan ada akses internet.
Tentu saja ukuran mailbox email anda akan berpengaruh dalam jumlah surat yang bisa disimpan. Tapi karena sekarang kapasitas email gratis sudah berukuran GB (Giga Bytes) tampaknya sudah bukan menjadi masalah, kecuali anda suka mengkoleksi attachment.
Penutup
Dari pengalaman saya walaupun menggunakan POP3 ternyata ada konfigurasi yang membuatnya tidak menghapus email yang telah diunduh, ini menjadikan keduanya mirip dan tidak ada perbedaan berarti. Sisanya tinggal provider anda menyediakan dukungan untuk protokol yang mana, dan menurut anda mana yang lebih mudah settingnya.
Sedikit informasi tambahan mengenai salah satu istilah dalam pengiriman email, yaitu SMTP (Simple Mail Transport Protocol) atau protokol transportasi email sederhana. Ini digunakan hanya untuk mengirimkan email. Kalau anda menggunakan Gmail maka bisa langsung menggunakannya.
Mengenai software klien email di Windows dulu saya memakai Outlook, kemudian Mozilla Thunderbird, dan akhirnya sampai sekarang memakai eM Client. Sedangkan di handphone Android saya (Lenovo A369i Android 4.2.2 Jelly Bean) saya menggunakan K-9 Mail, supaya tidak ketinggalan informasi dimanapun saya berada, dan karena email saya tidak hanya Gmail saja yang sudah terintegrasi di Android.